Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico.

En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

Instrucciones a las entidades del sector salud

Mediante la circular externa 0046 del 26 diciembre de 2018 el Ministro de Salud y Protección Social, impartió instrucciones, para la implementación de la factura electrónica.

Las personas naturales y jurídicas que realicen actividades de atención de salud humana y de asistencia social, tienen la obligación de expedir factura electrónica, dicha obligación empezó a regir el 1 de enero de 2019, para los contribuyentes clasificados como grandes contribuyentes por la DIAN.

Los contribuyentes (personas naturales y jurídicas) que no pertenezcan al grupo de los Grandes Contribuyentes, deberán empezar a facturar electrónicamente en forma progresiva a partir del 2019, dependiendo de su actividad económica; para lo cual la Dian estableció un cronograma.

  • El pago y trámite de glosas, continuaran regidos por lo establecido en los artículos 56 y 57 de la Ley 1438 de 2011.
  • En cuanto al trámite de facturación y pago de tecnología y servicios no financiados con cargo a la Unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, que deben asumir las entidades territoriales, continuaran regido por las Resoluciones 1479 de 2015 y 2428 de 2018.
  • Por su parte, la facturación electrónica para el recobro ante la ADRRES por servicios y tecnologías no con cargo a la Unidad de pago por capitación, se regirán por la normado en el decreto 780 de 2016 y la Resolución 1885 de 2018.

Modelo de operación y características de la Factura Electrónica​

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:

  • Un formato estándar de generación de la factura en XML y UBL V 2.1 para su construcción, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
  • Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas.
  • La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador.

¿Quiénes facturan electrónicamente?

  • Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general.
  • Los obligados a facturar según el calendario oficial de la DIAN.
  • Quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica.

¿Cómo se Puede Generar una Factura Electrónica?

  • Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica GLOBHO que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
  • A través de un Software Propio de facturación electrónica adquirido por el responsable de facturar.
  • A través del servicio de facturación gratuito de la DIAN.

Documentos que Pueden S​er E​mitidos Electrónicamente

  • Facturas
  • Notas Crédito (GLOSAS)
  • Notas Débito
  • Acuse de recibo

Tener en cuenta para Facturar Electrónicamente

  1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
  2. ​Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/ en la sección Factura Electrónica – Habilitación, dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN.
  3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
  4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, deberá emitir la resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual inicia a facturar electrónicamente.
  5. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad. Normatividad relacionada (Artículo 684-2 de Estatuto Tributario)

Normatividad Vigente

  • RESOLUCIÓN NÚMERO 000020. (26 MARZO 2019). Por la cual se señalan los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y se establece el calendario para su implementación.
  • RESOLUCIÓN NÚMERO 000030 (29 ABRIL 2019). Por la cual se señalan los requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como, las condiciones, términos, y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación. Adicional en el TITULO III – CAPITULO I – PARAGRAFO 3, estableció que: los obligados a facturar que no estén dentro del Régimen Simple, podrán contar con 2 meses adicionales a la fecha máxima de inicio según la resolución anterior (000020 de 26 Marzo 2019).
  • RESOLUCIÓN NÚMERO 000058 (13 SEPTIEMBRE 2019). Por la cual se modifica la fecha máxima para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta establecida para el grupo 1 del numeral 2, el parágrafo transitorio y se modifica el literal f) del artículo 3 de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.
  • RESOLUCIÓN NÚMERO 000064 (01 OCTUBRE 2019). Por la cual se modifica el artículo 3 de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, se deroga el parágrafo 3 del artículo 3, los artículos 15,16 y 17 de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019 y la Resolución 000058 del 13 de septiembre de 2019.
  • RESOLUCIÓN NÚMERO 000083 (27 NOVIEMBRE 2019). Por la cual se modifica el numeral 15 y se adicionan los numerales 22 y 23 al artículo 1, se modifican el numeral 2 del artículo 9 y el artículo 14 de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000042 (05 MAYO 2020). (DIAN). Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000084 (28 ENERO 2021). (Minsalud). Por la cual se establecen las disposiciones para la generación de la facturación electrónica de venta en el sector salud y se adopta el Anexo Técnico “Campos de datos adicionales del sector salud incluidos en la generación de la factura electrónica de venta”
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000012 (09 FEBRERO 2021). (DIAN). Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones. y se adopta el «Anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.8» y el Anexo Técnico “Anexo técnico Documento Soporte Electrónico 1.0”
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000013 (11 FEBRERO 2021). (DIAN). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000506 (19 ABRIL 2021). (Minsalud). Por la cual se adopta el Anexo Técnico “Campos de datos adicionales del sector salud incluidos en la generación de la factura electrónica de venta” y se establecen las disposiciones para la generación de la facturación electrónica de venta en el sector salud. y Deroga la resolución 084 de 2021.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000037 (05 MAYO 2021). (DIAN). Por la cual se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000063 (30 JULIO 2021). (DIAN). Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 y se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 001136 (30 JULIO 2021). (Minsalud). Por la cual se modifica el artículo 1 de la Resolución 506 del 19 de abril de 2021, y se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del Anexo Técnico “Campos de datos adicionales del sector salud incluidos en la generación de la factura electrónica de venta”.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 001526 (29 SEPTIEMBRE 2021). (Minsalud). Por la cual se modifica el articulo 1 de la Resolución No. 506 de 2021- en cuanto al plazo para que los facturadores electrónicos del sector salud adopten el Anexo Técnico «Campos de datos adicionales del sector salud incluidos en la generación de la factura electrónica de venta.»
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). (DIAN). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de factura electrónica, la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000510 (30 MARZO 2022). (Minsalud). Por la cual se adoptan los «campos de datos adicionales para la generación de la factura electrónica de venta» en el sector salud y se establecen disposiciones en cuanto al procedimiento para su generación y radicación. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 506 de 2021, modificada por las Resoluciones 1136 y 1526 de 2021.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000085 (08 ABRIL 2022). (DIAN). Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones y por ende pueda circular en el RADIAN.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 002805 (29 DICIEMBRE 2022). (Minsalud). Por la cual se modifica la Resolución 510 de 2022 en el sentido de sustituir su anexo técnico y ampliar el plazo de implementación de este. Fecha de inicio 01 de enero 2024.

Factura Electrónica con Validación Previa

El artículo 7 de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000030 (29 ABRIL 2019). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de las facturas y de sus notas débito o crédito. 

  1. El Emisor de la factura, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
  2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
  3. La entidad (DIAN) le enviará al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
  4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar al cliente del documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

  1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
  2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
  3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
  4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

Calendario según su actividad económica

  • Actividad: Actividades de atención de la salud humana y asistencia social
  • Fecha Inicio: 04/08/2020

Campos de datos adicionales del sector salud en la factura electrónica de venta

Los facturadores electrónicos del sector salud, deberán incluir la siguiente información en campos individuales, separados y en el orden establecido, de tal forma que atiendan, las especificaciones de estándares UBL en formato XML, según los dispuesto por la DIAN.

  1. Código del prestador de servicios de salud
  2. Modalidades de contratación y de pago
  3. Cobertura o plan de beneficios
  4. Numero de contrato
  5. Numero de póliza
  6. Copago
  7. Cuota Moderadora
  8. Cuota de recuperación
  9. Pagos compartidos en planes voluntarios de salud
  10. Fecha de inicio del periodo de Facturacion
  11. Fecha final del periodo de Facturacion

Los facturadores electrónicos del sector salud deberán adoptar estos cambios a mas tardar el 01 de enero de 2023.

MINSALUD- Ministerio de Salud y Protección Social

En GLOBHO tenemos funcionalidades especializadas para el sector salud, Crea facturas electrónicas ahora con la versión UBL 2.1 https://globho.com

GLOBHO – Software Medico

Consulte el calendario Oficial para la implementación de facturación electrónica en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales